Det er derfor viktig at fylkes- og lokallagene starter planlegging i god tid, og gjør de tilpasninger som er nødvendig for at lagene greier å gjennomføre årsmøte på en god måte og i henhold til vedtektene.
Hvert lag må ta stilling til om møtene kan avholdes fysisk, digitalt eller som en kombinasjon.
Hvordan gjør vi det?
Mange har i dag opparbeidet seg god kompetanse på å gjennomføre møter digitalt. Eksempelvis på Zoom, Teams, Skype eller lignende plattformer. OBOS har laget en løsning som alle frivillige lag og foreninger kan benytte gratis: Digitale årsmøter. NB: kan kun brukes av lag som har org.nr.
Sjekk ut i styret og i lagene hvem som har kompetanse til å gjennomføre møter digitalt. Telefonmøte er også mulig.
Planlegg i forkant hvordan møtet skal gjennomføres.
Ha deltagerliste tilgjengelig for stemmeavgivning. For eksempel, start med opprop.
Møteleder bør delegere oppgaver, bl.a., for å lage et system for å sikre at resultatet av stemning er gyldig / lovlig / riktig, følge med på spørsmål, tekniske utfordringer.
Generelt årshjul med viktige datoer for tillitsvalgte i fylkes- og lokallag finnes i Organisasjonshåndboken.
Ta kontakt med sekretariatet på post@norbi.no dersom dere trenger veiledning.