For tillitsvalgte i lokallag har medlemsregisteret disse funksjonene:
Logg inn i Rubic Portal
(bruk epostadressen din og be om å få epostmelding, legg inn koden du får på epost)
- Velg «Min side» øverst til venstre
- Under «Mine grupper» velger du riktig lag
- Velg «Medlemmer» for å se oversikt over medlemmene
Du kan:
- endre informasjon om lokallaget (tillitsvalgte, kontaktadresse, lagets kontonummer og pris for medlemskap i lokallaget).
- endre kontaktinformasjon om medlemmer (oppdatere adresser, epost, telefonnummer mm)
- ta ut lister over medlemmer og sende epost til disse
Leder skal:
- behandle søknader om refusjon av sukkeravgift i perioden 16 okt-5 nov
For lokallag består registeret av knappen:
(NB: oppdatertebilder kommer senere)
- Detaljer, det som står her under «Kontakt» er det som vises på www.norbi.no og https://norbi.no/finn-fylkes-og-lokallag/
- Bankkontonummer: brukes når Norges Birøkterlag overfører kontingenten til laget, så det er viktig at dette er oppdatert og korrekt. (ikke rør «Utbetalingskonto utlegg», det er Norges Birøkterlags konto)
- Medlemstype (vises kun i slutten av desember): Her må lokallagets kontingentsats være oppdatert. Det er summen som er lagt inn der som faktureres medlemmene. Husstandsmedlemspris er automatisk halv pris.
Husk å lagre endringer.
Medlemmer:
Velg knappen «Medlemmer»
Du kan enkelt sortere ved å trykke øverst i kolonnen f.eks på fornavn da sorterer den enten fra a-å eller å-a. Du kan også søke, ved å skrive inn i det hvite feltet. Du får opp flere kollonner ved å trykke på knappen med to fjes»Medlem» til høyre. Velg Medlemmer og «Vis/skjul kolonner»
For å komme tilbake: Velg Portal øverst til høyre.
Endre personinformasjon:
- Huk av til venstre for den du skal endre
- Trykk på navnet
- Velg «rediger»
Du skal aldri endre navn: Kontakt post@norbi.no. Medlemskapet er personlig og informasjon er knyttet til det. Så navnet skal IKKE endres.
Endre adresse, epost eller mobilnummer: Gjør endring. Trykk «Lagre»
Sende epost
Til alle: huk av øverst til venstre for «Navn»
Til enkeltpersoner: huk av de du skal sende til.
Trykk «Handlinger», velg «Send e-post»
- Trykk på knappen «Send e-post» (antallet du har valgt å sende til står helt til venstre for knappen)
- Skriv melding og send.
Verv/roller:
Oversikt over styret (uten varafolk). Oppdateres av styreleder (se nedenfor).
Sukkeravgift:
Her kan leder godkjenne søknader i perioden 16. oktober til 5. november
Hvis leder må hjelpe medlemmer med søknaden før 15. oktober velges «+Registrer søknad manuelt»
For ledere i lokallag:
Gi styret tilgang til medlemssystemet
Etter årsmøtet må oversikten over tillitsvalgte oppdateres. Det er kun de som har behov for å bruke medlemsregisteret/få informasjon fra sekretariatet, som skal ha tilgang.
Sekretariatet sender informasjon ved behov til rollene leder, nestleder, sekretær, kasserer (fakturaer til laget), samt kursansvarlig, hvis dere har det.
Nye styremedlemmer legges til via «Medlemsregisteret», og de som har gått ut av styret fjernes (stoppes). I det øyeblikket du fjerner deg selv som tillitsvalgt mister du tilgangen til siden.
Registrering av verv/roller:
Tildele rolle:
Huk av personen som skal få rollen. Trykk på «Handlinger», velg «Tildel rolle» velg rolle. Sjekk at det bare er 1 valgt medlem. Trykk «Tildel»
Avslutte rolle: Huk av personen, trykk på navnet. Trykk rediger i bildet som kommer opp. Trykk på søppelkasse etter vervet som skal fjernes. Lagre (da forsvinner øyeblikkelig tilgangen).