Kasserers arbeidsoppgaver kan være:
- Skaffe oversikt over hvor laget kan søke om økonomisk støtte, tilskuddsordninger og søknadsfrister
- Ansvarlig for innbetalinger, utbetalinger og for å føre regnskap
- Lage forslag til budsjett sammen med styret
- Presentere økonomiens status på styremøtene, så styret vet hvordan de ligger an i forhold til budsjettet
- Ta vare på alle kvitteringer, bilag og regnskap. De skal arkivere dem på en god måte i 5 år
- Husk at data om medlemmene ikke skal spres. Se avsnitt om personvern.
- Husk at om laget endrer bankkonto må nytt nummer legges inn på MinSide. Alle lag skal ha en egen fast bankkonto knyttet til lagets organisasjonsnummer, man skal aldri bruke en privatpersons bankkonto.
Budsjett: Før årsmøtet må styret bli enige om hvilke aktiviteter dere skal gjennomføre neste år og hva dere tror det koster, inntekter og om dere skal søke om støtte. Så lages et budsjett basert på neste års planer, forventet inntekt og utgifter. Styret er ansvarlig for den økonomiske driften av laget. Derfor er det viktig at styret har et bevisst forhold til budsjettet og hvor mye som er brukt av det. Styret bør derfor diskutere budsjettet med jevne mellomrom gjennom året for å se om planene kan gjennomføres og om dere har råd til å gjennomføre aktiviteter som ikke sto i det opprinnelige budsjettet. Hvis dere skal søke f.eks kommunen/fylkeskommunen om støtte må dere lage et eget budsjett for det dere søker om og legge ved søknaden.
Regnskapet er oversikten over hva laget har brukt penger på.
Det kan være lurt å lage etiske retningslinjer som bestemmer at enkeltpersoner ikke skal kunne bruke sitt verv til å oppnå økonomiske fordeler, at man aldri skal gi gale opplysninger om den økonomiske situasjonen eller holde tilbake informasjon om hva pengene brukes til. Husk at vi, som alle andre, er underlagt Norges lover, forskrifter mm.
Årsmøte
På årsmøtet skal regnskapet presenteres. Regnskapet må avsluttes så tidlig at revisor rekker å revidere det. Regnskapet skal sendes ut sammen med sakspapirene til årsmøtet.
Lokallagets årsmøte skal gjennomføres før 31.desember. Det betyr at lokallaget ikke kan følge kalenderåret i regnskapet, men ha avvikende regnskapsår. I praksis betyr det at du fører regnskapet som vanlig, men at regnskapsåret går fra 1. november til og med 31. oktober eller 1. desember-30.november.
Fylkeslagets årsmøte skal være gjennomført i periode 1. januar til 15. februar. Fylkeslaget kan derfor følge vanlig kalenderår i regnskapet.
Kontingent for ordinære- og husstandsmedlemmer kreves inn via Norges Birøkterlags sekretariat, som også purrer ubetalte medlemskap og stopper de som ikke betaler. Kontingenten er tredelt: Lokallagsdel, fylkeslagsdel og Norges Birøkterlags del. Alle skal betale den tredelte kontingenten.
Husstandsmedlem (tidligere kalt Familiemedlem) betaler halv pris. Et ordinært medlem, kan ha 1 eller flere husstandsmedlemmer knyttet til seg. Det ordinære medlemmet får en samlet faktura for alle medlemskap i husstanden.
Æresmedlemmer. Dette er en ordning som noen få lag har. Laget må da betale æresmedlemmets kontingent så lenge det lever. De fleste lag hedrer og takker heller et medlem for ekstraordinær innsats med en gave, en fest e.l. Dersom nye æresmedlemskap opprettes etter 2020 sendes faktura på normalt vis til æresmedlemmet og vedkommende må gi fakturaen til kasserer i laget for betaling. For de som er opprettet før 2020 sender Norges Birøkterlag faktura direkte til kasserer i laget.
Litt om Norges Birøkterlags rutiner for innmelding av medlemmer og betaling.
- Innmelding: Alle (også tidligere medlemmer) melder seg inn via https://norbi.no/bli-medlem/
Unntaket er husstandsmedlemmer. De melder seg inn via post@norbi.no Oppgi hvem som er ordinært medlem, navn på husstandsmedlemmet, fødselsdato, mobilnummer og epostadresse. Hovedmedlemmet får så tilsendt en faktura. For å bli husstandsmedlem må du ha samme bostedsadresse som det ordinære medlemmet.
Tillitsvalgte kan ikke melde inn noen på annen måte.
- I januar mottar medlemmene faktura for årets medlemskap. De som melder seg inn resten av året betaler ved innmelding.
- Når betalingsfristen er ute purres/påminnes medlemmet et par ganger via epost og SMS.
- Ubetalte medlemskap blir så stoppet og de som ikke har betalt blir strøket som medlem.
Dersom de ønsker å bli medlemmer igjen melder de seg inn via www.norbi.no og betaler ved innmelding.
Støttemedlemmer er personer eller sammenslutninger som ønsker å støtte lokallaget økonomisk eller på annen måte. De skal ikke telles med i beregningen av antall medlemmer i laget. Støttemedlemmer betaler den støtten de ønsker, minimum ordinær kontingent. Lokallaget krever inn støtten fra støttemedlemmene. Disse synes ikke i medlemsregisteret på «Min side».
Norges Birøkterlag overfører kontingenten for 1.halvår ca: august og for eventuelle nye medlemmer 2.halvår: ca januar
Revisjon
I god tid før årsmøtet skal revisor se gjennom regnskapet, for å se at det er i orden. Revisor kan be om innsyn i alle deler av regnskapsførselen. Vanligvis vil revisor ønske tilgang til: Alle bilagene (kvitteringer, fakturaer mm), kontoutskrifter, selve regnskapet, budsjettet.
Eksempel på hvordan regnskapet kan presenteres på årsmøtet:
Noter brukes for å utdype hva summen består av. Det skal gjøre det enklere for den som leser å forstå hva som er ført på den posten. Hvis det er stort avvik mellom budsjett og regnskap kan det være lurt å forklare hvorfor.
Fordelingsutvalget (et forvaltningsorgan under Barne- og familiedepartementet) har laget en økonomihåndbok for frivillige organisasjoner. Den kan være nyttig å kikke på: https://www.fordelingsutvalget.no/element_db/236_oekonomihandbok.pdf