Mellom årsmøtene på de ulike nivåene ledes den daglige aktiviteten av et styre. Styret skal sørge for at årsmøtets vedtak omsettes til praktiske handlinger og arbeide for at laget når de målene som er satt for driften.
For å oppnå dette er det hensiktsmessig å ha en fordeling av roller, ansvar og myndighet. I det følgende beskrives rollene i et styre, og noen råd for å kunne jobbe effektivt i de ulike vervene.
Se også Norges Birøkterlags etiske retningslinjer.
Etiske retningslinjer for Norges Birøkterlag
Styremøte i lokallag og fylkeslag
Innkalling sendes ut av leder (eller sekretær) i god tid før møtet. Den inneholder dato, tid og sted der møtet holdes og saksliste og sakspapirer.
Saksliste bør inneholde:
- Godkjenning av innkalling, saksliste og referat fra forrige møte.
- Orienteringssaker
- Andre saker
- Eventuelt
Referat: Referatet skal være kortfattet og inneholde den mest nødvendige informasjonen, men likevel så mye at de som ikke var på møtet kan forstå hva som foregikk. Referatet skal bare gjengi det som skjedde på styremøtet og ikke ting som har framkommet senere.
Referatet bør inneholde:
- Hvor og når møtet ble holdt
- Hvem som var til stede
- Saksnummer og navnet på sakene
- Kort presentasjon av saken(e)
- Hovedargumenter som ble tatt opp, uenighet, antall stemmer for/mot
- Bestemmelsen/vedtaket
- Hvem som er ansvarlig for å følge opp saken
- Hvor og når neste møte skal være
- Underskrift av leder og sekretær når referatet er godkjent av styret (på neste styremøte)
Referatene skal arkiveres
Valgkomiteen
Valgkomiteen på fylkesnivå består av tre medlemmer, som sitter for tre år hver. Hvert år går et medlem ut av komiteen. Valgkomiteen i lokallaget består av to eller tre medlemmer. Funksjonstida er to år. Ett eller to medlemmer går ut hvert år. Lederen velges innad i komiteen.
Valgkomiteen er en uavhengig og selvstendig komite.
Valgkomiteen sitter med nøkkelen til å skape et godt styre som sammen kan nå de målene laget har.
- Hvilken kunnskap og hvilke holdninger bør styremedlemmene ha?
- Hva er deres hjertesaker i birøkten?
- Hvilken sammensetning skal et styre ha.
- Utfyller styremedlemmenes hverandres egenskaper?
- Tenk på rekruttering til verv, en styreleder bør ha et par års styreerfaring, så tenk langsiktig.
- Finnes det kandidater innad i styret eller må man rekruttere inn nye lederkandidater?
- Det anbefales å ha dialog med styret under prosessen. Start med arbeidet i god tid.
I vedtektene er valgkomiteen omtalt i § 21 for lokallagene og §15 for fylkeslagene. Det foreligger også instrukser for valgkomiteene, som bl.a. forteller om tidsfristene for komiteens arbeid:
En liste med kandidater til vervene bør ligge ved årsmøtepapirene når de formidles til medlemmene.
På årsmøtet presenterer valgkomiteen kandidatene.